Para se destacar nesse mercado acelerado é preciso se adaptar aos conceitos e ferramentas que vieram para otimizar a estrutura de negócio e trazer praticidade para o cotidiano dos colaboradores. Por isso, vamos falar sobre as soluções que o BPM  (Business Process Management), um dos principais cards da TOTVS® Fluig, pode trazer para sua empresa.

Por que setores das grandes empresas querem implantar o BPM na rotina dos seus processos?

Tudo pode se resumir basicamente em: é preciso fazer mais em menos tempo e problemas de rotina. E com BPM fica possível gerenciar processos de maneira inteligente e automatizada, além disso, traz o aumento da transparência, reduz os custos a médio/longo prazo,  controla a performance, proporciona o aumento significativo da eficiência do setor e dos colaboradores e evita negligências como, perda de prazos  e atropelamento de processos.

Um dos segredos para fazer uma implantação de sucesso é saber identificar quais rotinas estão sobrecarregadas, que precisam de atenção e que podem ser otimizadas. Veja abaixo as 6 soluções com BPM na TOTVS® Fluig que vão transformar seu negócio.

1. Processo de compras

Me diz qual empresa não precisa, em determinado momento, fazer compras de insumos e/ou produtos para o funcionamento do negócio? 

Quando essa tarefa é recorrente, a atividade manual repetitiva pode se acumular em meio às demandas dos colaboradores, tornando algo simples em fator de queda de desempenho de um setor inteiro, além de acarretar em erros.

Já com o processo de compras automatizado com BPM é possível realizar todas as etapas da compra da empresa, desde a requisição até a aprovação final de forma dinâmica e prática.

O solicitante terá acesso a um painel de requisição onde poderá descrever os itens que necessita que sejam comprados e, em contrapartida, os responsáveis pela autorização vão poder avaliar o pedido, escolhendo aprovar, negar ou solicitar ajustes. A equipe de compras terá acesso a um mapa de cotação, onde conseguirão realizar as cotações com os fornecedores. 

Assim que é feito o lançamento, o processo fica aguardando o recebimento da mercadoria, para que seja aberto uma solicitação de Adiantamento ou Pagamento. Além disso, todo o histórico da solicitação é mantido (itens solicitados, mapa de cotação, aprovações do fluxo), tendo controle dos SLAs e  as datas de vencimento.

2. Pesquisa de satisfação

Como você avalia se as suas estratégias de negócio estão dando certo? Você tem costume de fazer pesquisas com seus clientes e time interno?

Apesar de ser comum entre as empresas fazer pesquisas de satisfação, o maior problema está relacionado à maneira de se fazer. Alguns optam por enviar e-mails para os usuários, criar diversas planilhas, ou a soma dessas duas opções.

Essa solução traz como um dos seus principais benefícios a centralização das respostas em um só lugar, de fácil preenchimento para o usuário e prática análise pelo o gestor. Então, a qualquer momento, seu usuário vai saber onde recorrer quando quiser compartilhar sua opinião sobre uma experiência vivenciada com a empresa.

Além disso, com o histórico de armazenamento das avaliações, será possível analisar e comparar as respostas no decorrer do tempo e definir ações para solucionar os problemas que forem apontados, se for o caso.

3. Banco de currículos

Aqui está mais um caso que sempre é demanda para o setor de recursos humanos. É inevitável que empresas em ascensão precisem contratar mais mão de obra, mas como os candidatos deveriam fazer para se candidatar para as vagas? Mandando currículos para o e-mail da empresa? Melhor não.

Com o banco de currículos o candidato consegue compartilhar com o RH de forma detalhada e rápida quais são suas principais skills, quais as vagas de interesse, referências, entre outras informações relevantes.

O diferencial desta solução é o preenchimento inteligente, ou seja, quando um candidato marca a opção de interesse para uma vaga de desenvolvimento de software por exemplo, automaticamente, opções de hard e soft skills são carregadas especificamente sobre aquela área. Assim, as informações essenciais serão captadas para uma avaliação mais detalhada e de maneira objetiva, .

A praticidade não é exclusividade do candidato, o recrutador da sua empresa, por meio de um filtro, poderá segmentar a busca por uma categoria específica, sem se perder em milhares de e-mails na caixa de entrada.

4. Central de chamados

Se sua empresa possui um grande fluxo de pedidos e solicitações em diversos setores vai saber que, controlar e priorizar essas solicitações é um desafio. Principalmente se essas solicitações ainda são recebidas por e-mail, tornando esse controle muito mais difícil e pouco eficiente.

Esse é um problema muito comum  nas empresas e pensando nisso é que a solução Central de chamados foi criada. Ela concentra todas as solicitações e um único ambiente que você visualiza tudo de forma mais fácil e organizada.

Ela possui um Painel de Parametrização do Catálogo de Serviço, que parametriza todo catálogo de serviços – tanto para incidentes quanto para requisição de serviços. Através deste painel é possível definir grupos de categoria e subcategoria, grupos de solução, níveis de SLA e alçadas de aprovação.

O Workflow Abertura de Chamados,um dos recursos da solução, que são o formulário e diagrama do processo, é executado de forma automatizada baseado nos parâmetros definidos no Painel de Catálogo de Serviços. 

A partir disso, um painel de gestão exibe todas informações referente ao Workflow de Abertura de Chamados, apresentando detalhes como, informações sobre os solicitantes, tipos de chamados, status das solicitações, bem como controle de prazos baseados nos SLAs pré estabelecidos.

5. Requisição de viagens

A solução de requisição de viagens é voltada principalmente para as empresas que têm uma rotina de viagens ativa entre colaboradores. E vem com objetivo de evitar desencontros entre as solicitações e gestores, fazer viagens não autorizadas e a perda de prazos.

Funciona de maneira simples, mas também eficaz. O solicitante informa  os dados sobre a viagem empresarial, assim como descreve sobre detalhes da viagem, valores, etc. Essa requisição é enviada diretamente para o painel do gestor responsável, que poderá autorizar a viagem, negar ou pedir reajustes.

O solicitante acompanha em tempo real o status da solicitação, assim, quando o gestor alterar o status, seja aprovado, negado ou reajuste, o colaborador poderá dar segmento para os próximos passos.

6. Gestão de tarefas recorrentes

Para empresas que possuem um alto nível de desenvolvimento de projetos e tarefas, administrar todas as ações definitivamente não é fácil. Afinal, como visualizar prazos, definir os encarregados  e ainda conseguir dar feedback sobre as etapas dos processos? 

A gestão de tarefas  recorrente trabalha exatamente em cima dessa dor, pois é capaz de monitorar e mensurar as movimentações e status de um projeto de forma transparente e rápida.

As ações podem ser programadas com antecedência, determinando os dias, a duração, assim como quem será o responsável por executar ou participar da ação. Todas as movimentações das atividades ficam registradas para gestão e consultas posteriores e além disso, o status da atividade ou ação é atualizado que acordo com o desenvolver do processo e  gestor e executor podem manter contato por meio de chat.

A solução oferece uma gama de recursos para gestores e é um facilitador também para seus colaboradores. Veio para melhorar a comunicação e tornar essa tarefa mais prática.

Quero implantar um BPM!

Conseguiu imaginar como que criar fluxos de trabalho automatizados com bpm pode otimizar e tornar a rotina da sua empresa muito  mais eficiente? E muito mais do que isso, com uma rotina fluida e simplificada, você poderá focar em outras tarefas e oferecer uma experiência mais interessante para o cliente.

O que você está esperando para potencializar os setores da sua empresa com BPM? A upFlow.me há 5 anos otimiza a performance de diversas empresas. E se você quer saber mais sobre alguma solução específica e/ou tirar dúvidas, não deixe para depois, entre em contato com a gente imediatamente, estamos prontos para te ajudar.